Fraud dalam bisnis adalah masalah klasik di perusahaan, baik perusahaan besar maupun UMKM. Namun, dengan pergeseran pola pekerjaan baru-baru ini ke pekerjaan virtual dan working from home (WFH), peluang Fraud menjadi berlipat ganda.
Bahkan karyawan yang “baik” pun mampu melakukan fraud. Faktanya, sebuah penelitian yang dilakukan di Inggris mengungkapkan bahwa 74% karyawan telah melakukan beberapa bentuk ketidakjujuran di tempat kerja. Alasan utama ketidakjujuran yang dilaporkan termasuk “Kecilnya kemungkinan tertangkap,” “Itu normal, semua orang melakukannya,”, “Pemilik perusahaan dapat menanggung kerugian,” dan “Atasan juga tidak jujur.” Sederhananya, karyawan dapat tergoda untuk mengambil lebih dari yang seharusnya karena tidak seperti mencuri setumpuk uang dari kasir, membeli versi yang lebih bagus dari teknologi yang mereka butuhkan untuk bekerja dari rumah ketika perusahaan membayarnya terasa seperti pencurian kecil. . Masalahnya menjadi lebih buruk ketika karyawan melihat rekan kerja mereka dan manajemen melakukannya juga.
Karyawan yang bekerja dari rumah mengajukan permintaan penggantian atau reimbursement. Jika mereka belum pernah melakukan ini sebelumnya, atau mereka tidak memahami apa yang harus ditanggung oleh pemiik perusahaan. Karena kewalahan dengan permintaan ini, manajemen cenderung tidak memeriksa setiap permintaan secara menyeluruh, menciptakan situasi yang mudah untuk melakukan Fraud.
Bagaimana Menghindari Fraud dalam Bisnis
Berikut ini beberapa beberapa praktik yang lazin dalam menghindari fraud :
- Tetapkan Kebijakan yang Formal
Beberapa pemalsuan biaya disengaja, sementara beberapa lainnya tidak. Komunikasi adalah kuncinya! Memiliki pedoman yang jelas tentang apa yang dapat dikeluarkan dan apa yang tidak dapat menghindari kondisi dimana karyawan yang mengajukan biaya untuk sesuatu yang tidak memenuhi syarat untuk penggantian biaya / reimbursement. Pastikan bahwa kebijakan tersebut menjabarkan dampak spesifik bagi pelanggar dan mendorong karyawan untuk mengajukan pertanyaan jika mereka membutuhkan panduan lebih lanjut. Setelah kebijakan formal ditetapkan, terapkan. Jangan melonggarkan aturan untuk siapa pun tanpa memandang senioritas, atau karyawan di level bawah tidak akan menganggapnya serius.
- Jangan Stempel Karet untuk Biaya Penggantian / reimbursemejnt
Tinjau semua biaya secara saksama sebelum menyetujuinya dengan cara yang memastikan Check and Balncene internal yang baik. Tandai pengeluaran besar untuk ditinjau dan tetapkan batas berjenjang pada pengeluaran yang bervariasi menurut tingkat pekerjaan. Pastikan pengeluaran terkait dengan pekerjaan tetapi juga masuk akal. Jika memungkinkan, gunakan laporan pengeluaran karyawan lain sebagai referensi untuk menemukan anomali. Terakhir, selalu minta bukti pembelian – seperti tagihan kamar hotel, faktur konfirmasi pesanan, atau tanda terima makan.
- Waspadai Kecurangan di Biaya Umum
Waspadalah terhadap taktik Fraud seperti “Padding” dan “Double Billing”. “Padding” terjadi saat karyawan menyelipkan biaya tambahan, memilih versi barang yang lebih mahal (seperti limusin daripada Uber atau kursi pijat alih-alih kursi kantor biasa), atau membesar-besarkan tip makanan / layanan. Dalam “Double Billing“, biaya yang sama diajukan dalam periode pelaporan yang berbeda oleh karyawan yang sama atau dalam jangka waktu yang sama oleh karyawan yang berbeda.
- Andalkan Software Akuntansi
Gunakan Software akuntansi online untuk melacak dan menyetujui pengeluaran bisnis sehingga Anda memiliki catatan pengeluaran apa yang telah dibayarkan dan pengeluaran mana yang telah dibayarkan. Beberapa perangkat lunak secara otomatis memeriksa informasi saat dimasukkan dan memperingatkan karyawan jika mereka akan mengirimkan laporan pengeluaran yang dapat ditolak, meminimalkan kemungkinan kesalahan, dan menghilangkan godaan Fraud. Bersandar pada perangkat lunak akuntansi yang andal tidak hanya merampingkan kegiatan penggantian / reimbursement dan mencegah Fraud tetapi juga membantu dalam upaya penganggaran / Budgeting di masa depan.
You Run Your Business,
We’ll do your Bookkeeping
#UMKMNAIKKELAS #jasapembukuan #jasaaccounting #jasaakuntansi #jasapajak #jasaperpajakan #jasakonsultasiperpajakan #konsultasiperpajakan #konsultanpajak #financialadvisor #financialreport #accountingservices #taxservices #pembukuanukm #ukm #bisnisukm
